Top Tipps für das Verwalten der Hochzeitsanmeldungen

alles an einem Ort

Das Datum steht, die Location ist gebucht, jetzt geht es darum eure Hochzeitseinladungen zu verschicken. Bestimmt seid ihr schon sehr gespannt, wer kommen wird und wer nicht!

Macht ihr euch aber auch Gedanken, wie ihr diese An- und Abmeldungen am besten verwalten könnt? Wo schreibt ihr alles auf? Was ist mit all den zusätzlichen Informationen und Umständen, die es dann für die Hochzeit zu beachten gilt? Welche Informationen sind überhaupt wichtig und müssen alle notieren werden?

Wir haben hier die besten Tipps für euch zusammengetragen. Sie sollen euch helfen, das Gästemanagement ganz einfach zu halten, so dass bestimmt nichts vergessen geht.

Top Tipps für das Verwalten der Hochzeitsanmeldungen

 

1.  Macht es euch selbst so einfach wie möglich

Dazu empfiehlt es sich, An- bzw. Abmeldungen auf nur eine ganz bestimmte Art und Weise anzubieten, egal ob per E-Mail, Webseite oder ganz traditionell mit einer Antwortkarte, die ihr der Einladung beilegen könnt. So treffen nämlich alle eure An-/Abmeldungen am selben Ort ein und ihr müsst sie nicht von unterschiedlichen Kanälen zusammentragen, was unter Umständen sehr umständlich sein kann.

 

2.   Macht es euren Gästen leicht, sich an- oder abzumelden

Eure Antwortkarten resp. eure Webseite sollte(n) eine freie Linie haben, auf welcher die Gäste ihre Namen eintragen können sowie ein einfaches Kontrollkästchen, ob sie an der Hochzeit teilnehmen können oder nicht. Es gibt hier ganz viele unterschiedliche Möglichkeiten und Formulierungen. Passt die Wortwahl unbedingt auch dem Stil eurer Hochzeit an. Wir geben euch gerne passende Vorschläge, wenn ihr nicht weiterkommt.

 

3.   Vergesst nicht das Antwortcouvert

Schickt bei traditionellen Antwortkarten unbedingt ein adressiertes und vorfrankiertes Couvert mit, so gibt es keine Entschuldigung, die Anmeldung nicht abzuschicken. Ihr könnt natürlich auch die Antwortkarten selbst vorfrankieren und mit eurer Adresse versehen. Es muss nicht zwingend ein separates Couvert sein.

 

4.   Erstellt eine nummerierte Gästeliste

Als erstes erstellt ihr eine nummerierte Gästeliste. Also jeder eingeladene Gäste/jedes Paar/jede Familie bekommt eine eigene Nummer. Markiert nun die Rückseite von euren Antwortkarten mit diesen entsprechenden Nummern. Am besten tut ihr dies ganz unauffällig und dezent oder sogar mit einem Stift mit unsichtbarer Tinte. Es könnte nämlich ein paar sehr aufmerksame Gäste geben, die die Nummer sehen und sich fragen, was sie wohl bedeutet. Falls jemand der Gäste nun vergisst, seinen Namen auf der Antwortkarte zu notieren, seine Handschrift unleserlich ist oder er/sie nur den Vornamen aufschreibt und es mehrere Gäste mit dem gleichen Vornamen gibt, wisst ihr trotzdem, von wem die An-/Abmeldung kommt.

 

5.   Vergesst nicht die Anmeldefrist

Abhängig von der Vorlaufzeit für eure Hochzeit muss ungefähr zwei Wochen vor dem grossen Tag der Location/dem Caterer und allenfalls weiteren Hochzeitsdienstleistern die endgültige Gästeanzahl mitgeteilt werden. Je eher ihr diese Informationen zur Verfügung habt, umso einfacher habt ihr es aber auch für die restliche Hochzeitsplanung. Idealerweise empfehlen wir bei einer Planungszeit für die Hochzeit von einem Jahr, dass ihr die An-/Abmeldungen zwei Monate vor der Hochzeit zurück haben solltet. So habt ihr noch genügend Zeit, euch um die Sitzplatzordnung zu kümmern und alles zu planen und vorzubereiten, wofür ihr die Gästeanzahl wissen müsst (z.B. Gastgeschenke etc.).

 

6.   Tragt alle Informationen an einem Ort zusammen

Kreiert für eure Hochzeit eine Excel-Datei, in welcher ihr alle Angaben sammeln könnt. So habt ihr alle Informationen an einem Ort und seht auf einen Blick, wem ihr eine Einladung geschickt habt, wer sich an-/abgemeldet hat, wer allenfalls mit Kindern kommt, wer Lebensmittelunverträglichkeiten hat, wer welches Geschenk mitgebracht hat, etc. Es gibt eine ganze Menge an Informationen, die zusammengetragen werden müssen. Wir haben für euch bereits eine solche Vorlage kreiert, die ihr weiter unten downloaden könnt.

 

7.   Professionelle Hilfe beim Gästemanagement

Die Verwaltung der Gästeliste kann ein zeitraubender Job sein und darum übernehmen wir diese Aufgabe gerne für euch. Ihr müsst uns nur die nötigen Informationen über eure Gäste liefern und wir kümmern uns anschliessend um den Versand von Save-the-Dates und Einladungen, nehmen An- und Abmeldungen entgegen und stehen für Fragen der Gäste zur Verfügung. So habt ihr mehr Zeit für euch und könnt euch auf die Dinge konzentrieren, die euch mehr Spass bereiten.

 

Alles Liebe, alessandra

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